INFORMATIVA CANDIDATI (in vigore dal 15/09/2021)
Se stai leggendo questo documento è perché stai per inviare o hai già inviato una Candidatura per una posizione lavorativa per l’assunzione presso Virgin Active Italia o presso le società da questa controllate.
Siamo Virgin Active Italia S.p.A. (“VAI”), titolare del trattamento stabilito in Italia, società italiana con sede in Via Archimede, n° 2 - 20094 Corsico (MI) e questa Informativa ti aiuta a capire meglio quali dati vengono raccolti, per quali finalità e come puoi gestire le tue informazioni.
Per rendere la spiegazione che segue più comprensibile e fruibile possibile, abbiamo inserito esempi e creato Definizioni che rimandano a spiegazioni più dettagliate consultabili alla fine di questo documento. Se hai domande sull’Informativa o su come vengono trattate le tue informazioni puoi scriverci a dpo@virginactive.it.
1) Quali dati trattiamo
A seconda delle modalità con cui hai inviato la tua Candidatura, potremmo raccogliere tutte o alcune delle seguenti informazioni.
- Dati da te forniti
Con la Candidatura potresti fornirci Dati Personali come ad esempio nome, cognome, indirizzo e-mail e numero di telefono tuoi o di terzi soggetti, foto, video di te nonché le tue precedenti esperienze lavorative, compensi percepiti, titoli di studio, lingue conosciute e skills professionali. Questo accade ad esempio quando condividi la Candidatura tramite i Nostri Siti o ad uno dei Nostri Eventi o ancora quando decidi di renderla fisicamente disponibile presso una delle nostre sedi. In alcuni casi potremmo anticiparti dei questionari che ci aiutano nella valutazione, ma nella maggior parte dei casi sei tu, attraverso un curriculum vitae e/o lettera di presentazione, a decidere liberamente quali informazioni vuoi condividere con la tua Candidatura.
Se fornisci dati di terzi soggetti (es. dati di contatto per referenza), ti assumi tutti gli obblighi e le responsabilità di legge, conferendo la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, ecc. che ci dovessero pervenire da terzi soggetti i cui Dati Personali siano stati da te trasmessi e dunque trattati in violazione delle norme sulla tutela dei dati personali applicabili.
- Dati Sensibili da te forniti
In alcuni casi la tua Candidatura potrebbe contenere Dati Sensibili riferibili a te o a terzi soggetti come disabilità di genitori, figli o parenti. Non è nostra intenzione utilizzare queste informazioni a meno che non siano necessarie o richieste per la posizione a cui sei interessato (es. se la posizione è rivolta a categorie protette). In caso contrario, ti invitiamo a eliminarle prima dell’invio della tua Candidatura. Laddove tu li invii comunque e non siano pertinenti, ti informiamo che questi non verranno presi in considerazione, in conformità a quanto previsto dal provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei Dati Personali n. 146 del 5 giugno 2019. Laddove, invece, la raccolta di Dati Sensibili sia necessaria per istaurare il rapporto, nonché giustificata da scopi determinati e legittimi, il trattamento sarà basato per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale.
- Dati raccolti da partner e Consociate
Potremmo ricevere la tua Candidatura da partner commerciali da noi incaricati per l’attività di selezione (es. agenzie per il lavoro) o dalle nostre Consociate, che ci hanno contrattualmente assicurato di avere un’altra base legale che ne legittima la comunicazione/condivisione con noi.
Sul punto precisiamo di svolgere ogni sforzo commercialmente possibile per verificare la conformità dei dati che riceviamo prima del loro utilizzo, chiedendo inoltre di non fornirci tuoi Dati Sensibili se non strettamente necessari.
- Dati raccolti da fonti pubbliche o pubblicamente accessibili
Raccogliamo o arricchiamo i tuoi Dati Personali con informazioni estratte da fonti pubbliche o pubblicamente e generalmente accessibili nei limiti previsti dalla legge a noi applicabile. Queste fonti possono consistere nei tuoi profili social professionali (es. LinkedIn) se liberamente accessibili o da elenchi o albi pubblici. Precisiamo che viene svolta sempre una verifica preliminare sulla possibilità di utilizzare queste informazioni, secondo le best practice stabilite dall’Autorità di Controllo a cui siamo soggetti (Autorità Garante per la protezione dei dati personali).
- Dati raccolti da Browser e Dispositivo
Se invii la tua Candidatura tramite i Nostri Siti, raccogliamo informazioni sul Browser o il Dispositivo che stai usando. Tali informazioni non vengono utilizzati al fini di valutare la tua Candidatura e per maggiori informazioni puoi leggere la nostra informativa disponibile sul sito www.virginactive.it.
Per comodità di lettura, nel proseguo indicheremo collettivamente tutti i Dati Personali finora menzionati ad esclusione dei Dati raccolti da Browser e Dispositivo come “Dati”.
2) Perché utilizziamo i tuoi Dati
I Dati vengono utilizzati per le seguenti finalità:
- Valutare la Candidatura e rispondere alle tue richieste
Utilizziamo i tuoi Dati per esaminare la tua Candidatura, contattarti eventualmente per un colloquio conoscitivo e/o rispondere alle tue domande/richieste di chiarimento. Il trattamento dei tuoi Dati si basa sulla necessità di dare esecuzione ad una tua richiesta di selezione.
- Profilazione delle Candidature
Analizziamo anche mediante strumenti automatizzati i tuoi Dati al momento della Candidatura, al fine di selezionare efficientemente quelle coerenti con le posizioni aperte presso VAI e/o presso le sue società Consociate.
Più precisamente, le Candidature inviate tramite i Nostri Siti confluiscono in un software per la gestione delle Candidature del quale il personale delle risorse umane si avvale per l'applicazione di filtri di ricerca che permettono la rapida ed efficiente selezione di Candidature pertinenti rispetto alle posizioni di volta in volta aperte. In termini pratici e a titolo esemplificativo, ciò significa che un candidato potrebbe proporsi per una posizione di bagnino in uno dei Club di Milano: il software, interrogato tramite l'applicazione di opportuni filtri, consentirà a VAI di estrarre in forma automatizzata tale curriculum qualora intenda selezionare solo soggetti adatti alla posizione di bagnino nella rilevante zona geografica.
Vista la mole di Candidature ricevute quotidianamente, il trattamento si basa sul legittimo interesse di VAI a valutare ed estrarre in maniera rapida i profili dei candidati più coerenti con le posizioni aperte.
Qualora tu desiderassi opporti a tale specifico trattamento per motivi connessi alla tua situazione particolare, potrai farlo nei modi indicati di seguito alla sezione 7 (“Come puoi controllare i tuoi dati”) di questa Informativa.
In nessun caso sarai oggetto di decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo significativamente sulla tua persona, in quanto il trattamento dei dati avviene anche con l'intervento umano.
- Adempiere ad obblighi legali a cui siamo soggetti
Potremmo utilizzare i tuoi Dati per poter adempiere ad eventuali obblighi normativi o fiscali a cui siamo soggetti, che sono la base legale per questo trattamento.
- Proteggere i nostri interessi e quelli dei nostri utenti
Potremmo dover utilizzare i tuoi Dati all’interno delle nostre attività di rilevamento, prevenzione e reazione a comportamenti fraudolenti, illeciti o che pregiudicano la nostra sicurezza. Questa finalità si basa sul nostro legittimo interesse a tutelare noi e i nostri utenti, compreso te.
- Condividere la tua Candidatura con le nostre Consociate
Qualora risultino in linea con posizioni analoghe, potremmo condividere i tuoi Dati con le nostre Consociate che potrebbe essere interessate ad un profilo professionale come il tuo. Questa finalità si basa sul legittimo interesse nostro e del gruppo imprenditoriale di cui facciamo parte ad impiegare candidati validi, oltre al tuo interesse a ricevere offerte di impiego.
Ti ricordiamo che in nessun caso sopra indicato è obbligatorio conferire i tuoi Dati, ma in assenza non potremo dare seguito alla finalità sopra indicate.
3) Come utilizziamo i tuoi Dati
Tutti i Dati raccolti per le finalità sopra indicate sono trattati sia in modo manuale che attraverso processi decisionali semi- automatizzati. I tuoi Dati potrebbero essere soggetti anche a combinazione e/o incrocio. Questo ci permette ad esempio di combinare i “Dati da te forniti” con i “Dati raccolti da fonti pubbliche o pubblicamente accessibili” o con i “Dati raccolti da partner e Consociate” raccolti anche in momenti successivi all’invio della Candidatura.
4) Con chi condividiamo i tuoi Dati
Condividiamo i tuoi Dati con le seguenti categorie di soggetti (“Destinatari”):
- le persone da noi autorizzate: si tratta dei nostri dipendenti e collaboratori che hanno sottoscritto un accordo di riservatezza e regole specifiche per il trattamento dei tuoi Dati;
- i nostri responsabili del trattamento: si tratta dei soggetti esterni a cui affidiamo alcune operazioni di trattamento. Ad esempio, rientrano in questa categoria i fornitori per la sicurezza dei nostri sistemi, consulenti, commercialisti, le piattaforme tecnologiche per l’hosting dei dati ecc, le società di recruiting che agiscono per nostro conto. Con ognuno di questi soggetti abbiamo sottoscritto un contratto per assicurare che il trattamento dei tuoi Dati avvenga secondo misure adeguate e solo su nostra istruzione;
- gli amministratori di sistema: si tratta di dipendenti nostri o dei nostri responsabili del trattamento a cui è affidata la gestione dei nostri sistemi informatici e che quindi hanno potere di accedere, modificare, sospendere e limitare il trattamento dei tuoi Dati. Tali soggetti sono stati previamente selezionati, adeguatamente formati e le loro attività sono tracciate da sistemi da loro non modificabili come previsto nei provvedimenti dell’Autorità di Controllo Italiana;
- le nostre Consociate: ad esempio, se la tua Candidatura è interessante per le nostre Consociate, che hanno firmato con noi accordi sul trattamento dei dati tuoi Dati;
- le forze dell’ordine o qualsiasi altra autorità i cui provvedimenti siano obbligatori per noi: questo avviene ad esempio quando dobbiamo ottemperare ad un provvedimento giudiziario, una legge o quando è necessario per difenderci in giudizio.
5) Dove sono i tuoi Dati
Ti assicuriamo che il trattamento tuoi Dati da parte nostra e dei Destinatari avviene nel rispetto della normativa europea ed italiana a cui siamo soggetti. Invero, i trasferimenti dei tuoi Dati verso i Destinatari si possono basare su una decisione di adeguatezza (es. Swiss-US Privacy Shield) o sulle Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea. Maggiori informazioni sono disponibili scrivendo a dpo@virginactive.it.
6) Quanto conserviamo i tuoi Dati
I tuoi Dati saranno conservati per un periodo di 12 mesi dal loro conferimento e potranno essere utilizzati per contatti ed eventuali colloqui futuri.
Al termine di tale periodo, riceverai una richiesta di aggiornamento annuale dei tuoi Dati: in assenza di un tuo riscontro, trascorsi 15 giorni dall’invio della richiesta, i tuoi Dati ed il tuo curriculum verranno cancellati; altrimenti, in caso di riscontro saranno conservati per i successivi 12 mesi.
7) Come puoi controllare i tuoi Dati
In qualunque momento puoi chiedere di:
- accedere ai tuoi Dati: ti forniremo i Dati che abbiamo su di te e se del caso la fonte dei tuoi Dati (se ad esempio ci sono stati comunicati da un nostro partner o da una Consociata);
- rendere portabili i tuoi Dati: ove applicabile, ti forniremo in formato excel una tabella che contiene i Dati che abbiamo su di te.
- rettificare i tuoi Dati: ad esempio, puoi chiederci di modificare l’e-mail, il numero di telefono o le esperienze professionali che ci hai fornito se non sono corrette o aggiornate;
- limitare il trattamento dei tuoi Dati: ad esempio, se ritieni che il trattamento da parte nostra sia illecito e/o ritieni che alcuni trattamenti svolti sulla base del nostro legittimo interesse non siano opportuni;
- cancellare i tuoi Dati: ad esempio ed ove applicabile, se non sei più interessato ad una posizione lavorativa e desideri che i tuoi Dati non siano più da noi conservati;
I tempi di risposta previsti dalla normativa europea a cui siamo soggetti sono di 1 mese dalla tua richiesta (estendibili ad ulteriori 2 mesi in caso di particolari complessità). Puoi esercitare qualunque dei diritti sopra elencati scrivendo a dpo@virginactive.it.
Ti segnaliamo che, qualora ti sia candidato tramite Linkedin, potrai interrompere la condivisione dei tuoi dati con VAI solo tramite la piattaforma stessa, in base a quanto previsto dalle sue condizioni d’uso. VAI, qualora riceva una tua richiesta di cancellazione, provvederà a eliminare in ogni caso i tuoi dati dai suoi sistemi.
In qualunque momento puoi altresì:
- rivolgerti al nostro responsabile per la protezione dei dati personali (DPO) scrivendo adpo@virginactive.it ;
- contattare l’Autorità di Controllo locale i cui recapiti sono disponibili qui.
8) Cosa non è coperto dall’Informativa
La presente Informativa spiega e ricomprende i trattamenti che svolgiamo come titolare del trattamento.
L’Informativa non copre i trattamenti svolti da soggetti diversi da VAI e in particolare non copre:
- I trattamenti svolti su siti di terze parti non appartenenti a VAI e/o alle sue Consociate;
- i trattamenti svolti dai nostri partner in qualità di titolari autonomi del trattamento o quelli svolti da alcuni social media come LinkedIn all’interno dei Nostri Siti.
Rispetto a tali ipotesi, non assumiamo alcuna responsabilità in ordine ai trattamenti dei tuoi Dati non coperti dalla presente Informativa.
9) Modifiche all’Informativa
Questa Informativa è in vigore dalla data indicata all’inizio di questo documento. Ci riserviamo di modificarne o semplicemente aggiornarne il contenuto, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. Nel caso di modifiche sostanziali all’Informativa, riceverai adeguata comunicazione.
La precedente informativa è disponibile sul sito.
Definizioni
Browser: si intende il programma che utilizzi per accedere ad Internet (es. Safari, Chrome, Firefox ecc).
Candidatura: si intende l’invio o condivisione con noi di una richiesta o un riscontro a te riferibile per una posizione lavorativa presso VAI.
Consociate: si intendono le società Club Milano City S.r.l., Virgin Active Revolution Italia S.r.l., Club Milano Corso Como S.r.l..
Dati Personali: si intende qualsiasi informazione che rende una persona fisica identificata o identificabile. Ad esempio, sono considerati come Dati Personali l’Indirizzo IP, l’indirizzo e-mail (se riporta le generalità di una persona fisica).
Dati Sensibili: si intendono i Dati Personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona.
Dispositivo: si intende il dispositivo (es. smartphone Apple) da cui visiti i Nostri Siti.
Nostri Eventi: si tratta degli eventi presso università, istituti e fiere organizzati da VAI volti a promuovere la raccolta di Candidature.
Nostri Siti: sono ricompresi il sito www.virginactive.it/lavora-con-noi/posizioni-aperte, nonché la nostra pagina su LinkedIn https://www.linkedin.com/company/virginactiveit/jobs/.