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PREMESSA

Con il Regolamento UE 679/2016, recante disposizioni per la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, T4 PROJECT SRL con sede in via Roberto Tremelloni, 5 CAP 20128 Milano (di seguito definita “organizzazione") in qualità di Titolare del trattamento, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali. Il legale rappresentante del titolare del trattamento è: Cesare Ceruti. E’ stato nominato anche un Data Protection Officer contattabile al seguente recapito: dpo@t4project.com

 

FONTE DEI DATI E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

I dati personali acquisiti dall’organizzazione possono essere raccolti:

  • direttamente presso l’interessato, tramite consegna del CV cartaceo in sede o tramite portali quali linkedin ed altri specializzati con cui esiste un accordo/contratto in essere
  • presso fonti ad accesso pubblico (es. elenchi pubblici di università o enti di formazione, etc)
  • presso soggetti terzi nell’ipotesi in cui l’organizzazione acquisisca dati da agenzie per la ricerca/selezione di personale, scuole, enti, ecc

Per i dati raccolti non direttamente presso l’interessato, viene fornita la presente informativa all’atto della loro registrazione e comunque non oltre la prima eventuale comunicazione.

I dati trattati, ove il rapporto in essere lo richieda, sono: dati personali e, ove necessario, dati particolari quali i dati sensibili.

Può accadere in particolare che nell’ambito dello svolgimento dell’attività di selezione del personale l’organizzazione venga in possesso di dati che la legge definisce come “sensibili”, e cioè quelli da cui possono eventualmente desumersi, fra l’altro, l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché lo stato di salute.

In ogni caso tutti questi dati vengono trattati nel rispetto della citata legge e degli obblighi di riservatezza cui si è sempre ispirata l’attività dell’organizzazione.

 

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

Al fine di rispondere ad uno specifico annuncio di lavoro o presentare una candidatura il candidato potrebbe essere invitato all’invio di un proprio cv personale. I dati contenuti nel cv verranno successivamente inseriti in un database aziendale: il cv sarà conservato per un periodo massimo di 24 mesi dal recepimento salvo aggiornamento da parte del candidato dello stesso grazie anche a comunicazioni via mail che lo avvertiranno della necessità di aggiornare il proprio profilo obsoleto. Ad avvenuta distruzione dei CV verranno comunque conservati in archivio dietro consenso dell’interessato, solo i dati di sintesi anagrafici e legati alla professionalità specifica dei candidati, al fine di tenere traccia del processo di selezione avvenuto.

Nello specifico si informa l’interessato che:

  • in caso di candidatura in risposta ad uno specifico annuncio i dati saranno utilizzati per il solo periodo necessario alle finalità di selezione per la specifica posizione a cui si candida l’interessato e, previo consenso facoltativo conferito dall’interessato, i dati saranno utilizzati al fine di poter ricontattare l’interessato per future ed ulteriori posizioni lavorative ritenute da parte di T4 Project attinenti al profilo e per l’invio di eventuali job alert via mail.
  • in caso di candidatura spontanea (o generica consegna/invio del proprio CV senza rispondere a nessuna offerta di lavoro in particolare) i dati saranno trattati per un periodo di tempo pari a 24 mesi durante il quale l’organizzazione potrà utilizzare i dati e contattare l’interessato per posizioni di lavoro ritenute compatibili con il proprio profilo e previo consenso facoltativo per l’invio di job alert via mail

Qualora si instauri un rapporto lavorativo o vi siano specifiche finalità amministrative e/o gestionali o comunque situazioni previste da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’organizzazione debba attenersi è previsto che il periodo di conservazione dei dati possa essere esteso conformemente alla vigente legislazione. L’organizzazione si riserva comunque l’effettuazione di una verifica periodica a cadenza annuale sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste.

 

 

CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO

OBBLIGATORIO/NON OBBLIGATORIO

Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti necessari che l’organizzazione deve effettuare per adempiere alle esigenze di conoscenza e valutazione dei candidati nell’ambito della ricerca e selezione di personale per la copertura di posizioni di lavoro anche eventualmente presso organizzazioni clienti nel mondo, nonchè ad obblighi di legge, norme, regolamenti. Il mancato conferimento di tali dati potrà comportare l’impossibilità per l’organizzazione di dar corso al processo di ricerca e selezione del personale.

Le finalità per le quali è obbligatorio il conferimento dei dati sono contrassegnate con il simbolo seguente:

Il consenso non è obbligatorio per tutte le altre finalità e, quandanche conferito, può essere revocato in qualunque momento da parte dell’interessato.

Le finalità per le quali NON è obbligatorio il conferimento dei dati sono contrassegnate con il simbolo seguente:

 

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati sono trattati nell’ambito della normale attività dell'organizzazione e secondo le seguenti finalità. Qualora il titolare intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, esso fornirà previamente all’interessato ogni informazione necessaria e provvederà a richiederne il consenso ove previsto.

Ricerca e selezione di personale rispetto ad uno specifico annuncio di lavoro per il quale si è candidato l’interessato o rispetto a posizioni aperte e di potenziale interesse dei candidati, da inserire all’interno dell’organizzazione o presso organizzazioni clienti, comprese le eventuali finalità correlate.

Tale finalità comprende l’inserimento dei dati in apposito database candidati aziendale, la gestione della risposta a specifiche comunicazioni degli interessati, la gestione della risposta e approfondimento circa reclami o disservizi, la gestione degli adempimenti amministrativi, il recepimento e la gestione di obblighi previsti da leggi, regolamenti e normativa nazionale e comunitaria, nonché da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo,

Ricerca e selezione di personale rispetto a ulteriori molteplici posizioni lavorative future e non già presenti ritenute da parte di T4 Project di potenziale interesse, da inserire all’interno dell’organizzazione o presso organizzazioni clienti, comprese le finalità di interesse legittimo correlate;

Comunicazione del profilo dell’interessato a società interessate anche residenti all’estero per la valutazione della candidatura (UE/Extra UE).

Conservazione in apposito archivio informatico dei soli dati anagrafici e di sintesi del profilo professionale del candidato, anche allo scadere dei 24 mesi previsti per la conservazione dei CV, al fine di mantenere traccia dell’avvenuto processo di selezione;

Invio di alert periodici via e-mail al fine di tenere informato l’interessato sulle opportunità lavorative offerte dall’organizzazione e/o sulla necessità di aggiornare il proprio profilo professionale mediante un nuovo CV;

 

 

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati sono trattati per le sopra esplicitate finalità, oltre che sulla base del consenso, anche al fine di ottemperare ad un obbligo contrattuale/precontrattuale, legale, normativo, regolamentare, nonché a disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate e da organi di vigilanza e controllo. I riferimenti normativi espliciti aggiornati al loro ultimo stato di revisione che prevedono gli obblighi o gli adempimenti in base ai quali potrebbe essere eventualmente effettuato il trattamento dei dati (anche sensibili e giudiziari) sono disponibili e consultabili presso il Titolare del Trattamento e in ogni caso sono parte del vigente diritto dell’Unione nonchè dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento.

 

 

 

MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. L’archiviazione della documentazione è effettuata sia in modalità elettronica che cartacea. Di seguito alcune informazioni essenziali.

La raccolta di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento

Il trattamento di dati personali è limitato alle finalità per le quali sono stati raccolti

 

La memorizzazione di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento

 

Non sono forniti dati personali a terze parti commerciali

Non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali

 

 

 

 

AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI

I dati personali raccolti dall'organizzazione potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, anche ai seguenti soggetti o categorie di soggetti. Per tutte le finalità sopra citate la comunicazione dei dati deriva anche da un obbligo legale, contrattuale oppure è un requisito necessario per la conclusione di un contratto. In mancanza delle comunicazioni suddette il rapporto/contratto potrebbe non essere compiutamente adempiuto. L’elenco aggiornato dei fornitori a cui possono essere comunicati i dati è reperibile contattando la sede dell’organizzazione.

I dati potrebbero essere inoltre comunicati per le sopra esplicite finalità anche in Paesi terzi extra-UE presso clienti aventi sede in tali Paesi. L’organizzazione verificherà prima della comunicazione l’adeguatezza del paese terzo, la sussistenza di adeguate garanzie o la possibilità di avvalersi delle deroghe previste.

Soggetti cui la comunicazione è prevista per legge, per regolamento o dalla normativa nazionale e comunitaria

Clienti che offrono posizioni lavorative ritenute di interesse per il candidato (la comunicazione potrebbe prevedere l’invio del profilo del candidato)

Consulenti legali, contabili, del lavoro al fine dello studio e risoluzione di eventuali problematiche correlate alla possibile assunzione

Organizzazioni collegate per finalità connesse ai rapporti intercorrenti con l’organizzazione (es. società esterne che erogano servizi di formazione)

Organizzazioni esterne/soggetti specializzate nella consulenza finalizzata al reclutamento e selezione del personale nonche’ alla gestione degli adempimenti amministrativi correlati

Fornitori di servizi e soluzioni informatiche (es. fornitori di host, di piattaforme informatiche che gestiscono i dati dei candidati, etc)

 

 

DIRITTI DELL’INTERESSATO

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti del Titolare o del Responsabile del trattamento, ai sensi del Regolamento UE 679/2016 rivolgendosi a T4 PROJECT SRL mediante i seguenti recapiti: info@t4project.com – tel +39-02/49498100 – fax +39-02/49498106 – T4 Project Srl Via Roberto Tremelloni 5, 20128 – Milano (per comunicazioni scritte). Per garantire il corretto esercizio dei diritti, l’interessato dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile. L’organizzazione si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’interessato inoltre può proporre reclamo all’autorità di controllo.

In caso di violazione dei dati personali subite dall’organizzazione il titolare procederà alla notificazione della violazione all’autorità di controllo competente entro 72 ore dall’accadimento e comunicherà altresì l’evento anche all’interessato, salvo i casi di esclusione previsti dalla normativa.

L’INTERESSATO HA IL DIRITTO DI RICHIEDERE: L’accesso, la rettifica, la cancellazione dei dati personali, la limitazione del trattamento, nonché la portabilità dei dati. L’INTERESSATO HA IL DIRITTO DI OPPORSI: Al trattamento e revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso espresso prima della revoca.

 

DIRITTO DI OTTENERE INDICAZIONE DI

DIRITTO DI OTTENERE

  • · origine dei dati personali
  • categorie di dati trattati
  • finalità e modalità del trattamento
  • periodo di conservazione
  • logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici
  • estremi identificativi del Titolare e del Responsabile
  • soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o di incaricati anche in Paesi Terzi
  • esistenza del processo di profilazione

 

  • conferma dell’esistenza o meno di loro dati personali e che tali dati siano messi a disposizione in forma intelligibile
  • aggiornamento, rettifica, integrazione dei dati e limitazione
  • cancellazione (diritto all’oblio), trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge (compresi quelli per cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati)
  • attestazione che le operazioni di cui ai punti sopra sono state portate a conoscenza anche di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato dall'organizzazione
  • portabilità dei dati (trasmissione diretta da un titolare ad un altro)
  • copia dei dati oggetto di trattamento

DIRITTO DI OPPORSI

  • al trattamento dei dati personali che riguardano l’interessato compresa la profilazione per motivi legittimi, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta
  • al trattamento di dati personali che riguardano l’interessato a fini di: invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato, comunicazioni commerciali
  • al trattamento di dati trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici salvo in caso di interesse pubblico nel trattamento