INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) N. 2016/679

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (di seguito il “GDPR”), Business Integration Partners S.p.A. (di seguito “Bip” o il “Titolare”) La informa che i Suoi dati personali (di seguito, anche, i “Dati”), raccolti presso di Lei o, occasionalmente, presso terzi, saranno trattati nel rispetto di quanto previsto dalla normativa applicabile – con particolare riferimento al GDPR, al D.Lgs. 196/2003 e alla Legge n. 300/1970 – e in conformità all’informativa che segue, oltre che ai provvedimenti emanati dal Garante, come di volta in volta applicabili.

Titolare del trattamento. Responsabili del trattamento

Il Titolare del trattamento dei Dati è Bip, con sede legale in Piazza San Babila 5, 20122 - Milano, tel. 024541521, e-mail privacy@mail-bip.com. L’elenco aggiornato degli eventuali responsabili del trattamento è disponibile presso la sede del Titolare.  

Responsabile della protezione dei dati

Il responsabile della protezione dei dati, designato dal Titolare, può essere contattato tramite:

• posta ordinaria: all’indirizzo Piazza San Babila 5, 20122 - Milano, c.a. del Responsabile della Protezione dei Dati;
• -numero di telefono: 024541521 o 064540161;
• indirizzo e-mail dpo@mail-bip.com.

Categorie di dati

In linea generale, i trattamenti riguarderanno esclusivamente dati di natura comune, quali dati anagrafici, dati di contatto, dati relativi al grado di istruzione, dati relativi alle pregresse esperienze professionali, valutazioni inerenti il colloquio, e saranno limitati a quelli strettamente pertinenti e funzionali al perseguimento delle finalità di seguito indicate. Fatta salva l'appartenenza a categorie protette, La invitiamo a non inviare al Titolare dati di natura particolare previsti dall’art. 9 GDPR: nel caso in cui, invece, Lei dovesse comunque inviare dati di tale natura, il Titolare si asterrà dall’utilizzare le relative informazioni e procederà alla loro distruzione/cancellazione.

Ai sensi dell’art. 9 GDPR si considerano "categorie particolari di dati" i "dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché (…) i dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona".

Modalità di raccolta

I dati sono raccolti, prima dell'inizio o durante una selezione, mediante l'invio spontaneo del CV effettuato direttamente da parte dell'interessato attraverso: (a) una pagina web messa a disposizione dal Titolare ed espressamente dedicata allo scopo; (b) la posta elettronica; (c) il fax; (d) la posta di superficie; (e) consegna a mano nel corso di career-day; (f) altri strumenti eventualmente messi a disposizione da parte del Titolare.

I dati possono essere altresì raccolti nell'ambito della consultazione di banche dati specializzate, all'interno delle quali l'interessato ha provveduto a depositare spontaneamente il proprio CV al fine di renderlo consultabile da parte di aziende potenzialmente interessate ad entrare in contatto con lo stesso interessato.

Ove i dati personali fossero ricevuti a fronte di autonoma iniziativa dell'interessato (invio spontaneo del proprio CV) la Società non ha l’obbligo di fornire l’informativa o di chiedere al candidato il consenso per il trattamento dei dati personali contenuti nella documentazione pervenuta. Ove Bip decidesse di prendere in considerazione il curriculum e di contattare il candidato, fornirà all’interessato, invece, l’apposita informativa.

Ove i dati personali siano raccolti presso terzi, le informazioni di cui alla presente informativa sono fornite all'interessato all'atto della registrazione dei dati ovvero prima della loro eventuale comunicazione a terzi, in conformità con quanto stabilito dall'art. 14 GDPR. Inoltre, l’informativa viene fornita al momento del primo contatto successivo all’invio del curriculum da parte del candidato. 

Finalità e base giuridica del trattamento

La raccolta ed i trattamenti aventi ad oggetto i dati avranno le seguenti finalità:

1. Consentire al Titolare di gestire in tutte le sue fasi, fino all'eventuale sottoscrizione del contratto (compresa la condivisione delle competenze del candidato col cliente per il singolo progetto) le selezioni di personale che si dovessero rendere necessarie o opportune in relazione ad una specifica figura professionale;
2. Consentire al Titolare di creare e gestire un proprio archivio costituito da dati ottenuti in occasione di precedenti selezioni di personale, ovvero inviati spontaneamente dagli interessati al fine di gestire future esigenze di figure professionali competenti in funzione delle attività svolte dal Titolare;
3. Consentire al Titolare di gestire in tutte le loro fasi gli eventi di presentazione di Bip (e/o delle Società del Gruppo Bip) presso gli Atenei universitari e le iniziative di formazione e selezione ad essi correlate.

Le finalità sub a), b) e c) sono funzionalmente collegate l'una con l'altra: il conferimento dei dati non può essere effettuato soltanto in relazione ad una di esse.  

Il trattamento dei dati per la finalità sub a) non richiede il Suo consenso in quanto il trattamento è necessario per lo svolgimento delle attività finalizzate all’instaurazione del rapporto di lavoro o collaborazione, ai sensi dell’art. 6, co. 1, lett. b) del GDPR, e per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, co. 1, lett. f) del GDPR.

Ove l’interessato dovesse inviare informazioni relative all’appartenenza a categorie protette, il trattamento dei dati è effettuato, ai sensi dell’art. 9, co. 2, lett. b) del GDPR, per adempiere agli obblighi ovvero consentire l’esercizio dei diritti previsti dalla legge e dai contratti collettivi in materia di diritto del lavoro, della sicurezza sociale e protezione sociale, con riferimento al collocamento di persone appartenenti alle categorie protette e dei disabili.

Nel caso in cui intendesse trattare i dati per ulteriori finalità, il Titolare si riserva di informare l’interessato e richiedere allo stesso il consenso del trattamento, qualora richiesto dalla normativa applicabile.

Conferimento dei dati e conseguenze in caso di mancato conferimento

Il conferimento dei dati personali di natura comune per le finalità sub a), b) e c) è facoltativo. L'eventuale rifiuto, integrale o parziale, a conferire tali dati, ovvero un conferimento inesatto o non veritiero determinerà l'impossibilità per il Titolare di procedere alla fase di selezione ovvero di contattare l'interessato qualora dovesse avere la necessità di profili compatibili con quello dell'interessato, essendo questi indispensabili per i suddetti scopi. Nel caso di conferimento dei dati personali (ivi inclusi dati particolari) in mancanza di uno specifico annuncio da parte del Titolare, l'invio spontaneo con qualunque mezzo dei propri dati da parte dell'interessato legittimerà il titolare al trattamento di tali dati in conformità alla presente informativa.

Modalità del trattamento e periodo di conservazione

Il trattamento dei dati personali potrà riguardare tutte le operazioni indicate all'art. 4, co. 1, n. 2) GDPR. In ogni caso, saranno rispettati i limiti ed i principi di liceità, correttezza, trasparenza, finalità, qualità, pertinenza, minimizzazione stabiliti all'art. 5 GDPR. Il trattamento dei dati comuni sarà effettuato sia manualmente che con l'ausilio di mezzi informatici.

I dati verranno conservati in archivi cartacei ed elettronici, anche al fine di consentirne l'individuazione e la selezione in forma aggregata. In particolare, i dati verranno conservati sul sistema gestionale Allibo HR Software fornito da Alliance Software S.r.l. per un periodo di 3 anni e cancellati dal sistema alla scadenza, salvo espresso consenso dell’interessato all’estensione del periodo di conservazione di pari durata, su richiesta da parte del Titolare. I curricula cartacei sono conservati per un periodo massimo di 12 mesi.

Il trattamento sarà effettuato direttamente dall'organizzazione del Titolare, ovvero per il tramite di soggetti terzi, fornitori di servizi per il Titolare, all'uopo nominati responsabili del trattamento.

In ogni caso, il trattamento dei dati avverrà con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e con modalità che garantiscono la loro sicurezza, la riservatezza, attraverso l'adozione di misure idonee ad impedire l'alterazione, la cancellazione, la distruzione, l'accesso non autorizzato o il trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in conformità con quanto disposto dall’art. 32 GDPR.

Ambito di accesso ai dati

All'interno della struttura organizzativa del Titolare, potranno avere accesso ai dati personali, nei limiti e secondo le modalità di cui ai rispettivi incarichi ed esclusivamente per il perseguimento delle finalità di cui sopra, i soggetti espressamente nominati quali persone autorizzate al trattamento.

In particolare, potranno accedere ai dati dell'interessato, i legali rappresentanti, il delegato del titolare, il DPO, gli addetti alla ricerca, selezione e gestione del personale, inclusi gli engagement manager e il Client Partner responsabili del progetto per il quale la ricerca di personale è effettuata.

Con particolare riferimento all'attività connessa all'utilizzo del servizio che consente di gestire la ricerca e selezione del personale attraverso una specifica applicazione informatica, potrà avere accesso ai dati personali dell'interessato il responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR a tale fine espressamente nominato.

Con particolare riferimento all'attività connessa con la manutenzione ed assistenza software e hardware, potrà avere accesso ai dati oggetto della presente Informativa il Titolare o il responsabile che venga eventualmente nominato.

Destinatari o categorie di destinatari

I dati personali dell'interessato non verranno in alcun caso diffusi.

I dati personali (comuni) dell'interessato potranno essere comunicati a:

1. Liberi professionisti, per l'acquisizione di pareri circa le corrette modalità di applicazione della normativa giuslavoristica, con riferimento alla gestione della ricerca e selezione del personale;
2. Società private o pubbliche, enti o professionisti che svolgono attività di consulenza e/o di valutazione nell'ambito del processo di selezione del personale;
3. Società private o pubbliche, enti o professionisti ai fini di eventuale attività di formazione propedeutica all'instaurazione del rapporto;
4. Società private o pubbliche affidatarie di servizi HR (tra cui Bip Services S.r.l.);
5. Altre società del Gruppo Bip.

Tali soggetti verranno nominati responsabili del trattamento o agiranno in qualità di titolari autonomi del trattamento, a seconda dei casi, in conformità al GDPR.

Diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità.

Agli interessati sono riconosciuti i diritti di cui agli artt. 7, co. 3, e da 15 a 20 del GDPR, esercitati mediante contatto del DPO. A titolo esemplificativo, ciascun interessato potrà:

1. ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano;
2. qualora un trattamento sia in corso, ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni relative al trattamento nonché richiedere una copia dei dati personali;
3. ottenere la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione dei dati personali incompleti;
4. ottenere, qualora sussista una delle condizioni previste dall’art. 17 del GDPR, la cancellazione dei dati personali che lo riguardano;
5. ottenere, nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR, la limitazione del trattamento;
6. qualora sussista una delle condizioni di cui all’art. 20 del GDPR, ricevere i dati personali che lo riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e richiedere la loro trasmissione ad un altro titolare, se tecnicamente fattibile.

Diritto di opposizione.

Ciascun interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi dati personali effettuato per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare. In caso di opposizione, i suoi dati personali non saranno più oggetto di trattamento, sempre che non sussistano motivi legittimi per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Diritto di revoca del consenso.

Nel caso in cui sia richiesto il consenso per il trattamento dei dati personali, ciascun interessato potrà, altresì, revocare in qualsiasi momento il consenso già prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. Il consenso può essere revocato scrivendo un’e-mail all’indirizzo dpo@mail-bip.com.  

Diritto di proporre reclamo al Garante.

Inoltre ciascun interessato potrà proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali nel caso in cui ritenga che siano stati violati i diritti di cui è titolare ai sensi del GDPR, secondo le modalità indicate sul sito internet del Garante accessibile all’indirizzo: www.garanteprivacy.it.

Diritti dell’interessato

I diritti dell’interessato potranno essere esercitati tramite i recapiti di riferimento del DPO sopra indicati.