COSA SONO I DATI PERSONALI E COME VENGONO UTILIZZATI
DA EUROP ASSISTANCE ITALIA e DA EUROP ASSISTANCE VAI
Informativa sul trattamento dei dati personali per finalità di ricerca e selezione del personale
(ai sensi degli art. 13 e 14 del Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali)
I Dati personali sono le informazioni che riguardano una persona e che permettono di riconoscerla tra altre persone. Sono Dati personali, ad esempio, il nome e cognome, il numero di carta di identità o di passaporto, le informazioni relative allo stato di salute, come la malattia o l’infortunio, le informazioni relative a reati e condanne penali.
- Esistono norme che tutelano i Dati personali per proteggerli da utilizzi non corretti. Europ Assistance Italia SpA ed Europ Assistance Vai SpA, quali Titolari del Trattamento, rispettano queste norme e, anche per questo motivo, desiderano informarla su cosa fanno dei Suoi Dati personali.
- Europ Assistance Italia per la finalità di ricerca e selezione del personale tratterà i Dati personali dei candidati di Europ Assistance Vai, Titolare autonomo del trattamento, in qualità di Responsabile del trattamento.
Se quanto è descritto in questa Informativa non è sufficiente o desidera far valere un diritto previsto dalla normativa, può scrivere al Responsabile della protezione dei dati presso Europ Assistance Italia - Ufficio Protezione Dati – Via del Mulino, 4 – 20057 Assago (MI) o via mail a UfficioProtezioneDati@europassistance.it
Perché utilizziamo i Suoi Dati personali e cosa succede se Lei non li fornisce o non autorizza a trattarli
Europ Assistance Italia quale Titolare del trattamento, in proprio e quale società incaricata della selezione del personale dalla società Europ Assistance Vai S.p.A.,
- acquisisce i Dati personali da Lei inseriti nel Curriculum Vitae (CV) o comunicati, ad esempio, in corso di colloquio, video colloquio o di esecuzione di test, o appresi da terzi quali ad esempio società di recruiting, Società del Gruppo Generali; normalmente si tratta di dati anagrafici, nome, cognome, indirizzo e contatti, percorso scolastico e lavorativo, attitudini professionali, fotografia;
- utilizza i Suoi Dati personali, se necessario anche quelli relativi allo stato di salute (come, ad esempio, appartenenza alle categorie protette) o relativi a reati e a condanne penali (laddove per obbligo normativo sia richiesta la accolta di una attestazione), per le seguenti finalità di ricerca e selezione del personale:
a) per valutare il Suo profilo e le Sue capacità professionali; i Suoi dati comuni vengono trattati per l’esecuzione di misure precontrattuali; i Suoi dati relativi alla salute, se necessari, vengono trattati per adempiere agli obblighi o esercitare diritti specifici dei Titolari o Suoi; nel processo di selezione verranno utilizzati processi decisionali automatizzati al fine di permettere una più rapida individuazione dei candidati (ad esempio rucerca solo verso candidati residenti in una determinata area geografica o che abbiano un determinato titolo professionale); per talune ricerche di lavoro i Titolari utilizzano nelle attività di pre-screening un sistema di intelligenza artificiale e pertanto, se presterà il suo consenso alla gestione di parte della selezione (pre-screening) tramite video intervista, i Suoi dati personali verranno trattati tramite intelligenza artificiale, con le modalità descritte nel paragrafo successivo. . Laddove non desiderasse essere sottoposto a pre-screening con intelligenza artificiale – per la quale è sempre comunque garantito il diritto di ottenere l’intervento di un Recruiter interno – potrà seguire le istruzioni che le verranno fornite via e-mail e attivare il canale di valutazione tradizionale.
b) prevenire e individuare le frodi, intraprendere azioni legali e comunicare alle Autorità possibili reati, effettuare comunicazioni infragruppo, tutelare la sicurezza degli edifici e degli strumenti informatici, sviluppare soluzioni informatiche e processi: i Suoi Dati vengono trattati per interesse legittimo della società e di terzi;
c) svolgere l’attività che è prevista dalla legge come, ad esempio, adempiere agli obblighi o compiti previsti dalla normativa nazionale e comunitaria in materia di lavoro ed in relazione ai controlli dovuti per la lotta al crimine organizzato e al riciclaggio del denaro, adempiere agli obblighi contabili della Società, rispondere alle richieste delle autorità, come ad esempio dei Carabinieri.
d) ricevere evidenza della Sua valutazione del processo di pre-selezione, laddove effettuato, tramite le risposte che è Sua facoltà fornire tramite il questionario di gradimento.
Come i Titolari utilizzano i Suoi Dati personali (anche supportati dall’intelligenza artificiale) e a chi li comunicano
I Titolari del trattamento, attraverso dipendenti, collaboratori ed anche soggetti esterni, utilizzano i Dati personali che hanno ottenuto da Lei o da altri soggetti (come, ad esempio, da società del Gruppo, da società di ricerca e selezione del personale, da servizi web di rete sociale) sia su carta sia, prevalentemente, con strumenti informatici. I soggetti esterni che intervengono nelle attività di trattamento rivestono il ruolo di Responsabili del trattamento laddove compiano attività di trattamento per conto dei Titolari oppure operano quali Titolari laddove determinino finalità e modalità proprie: questi soggetti svolgono compiti di natura tecnica, organizzativa, operativa. Sono ad esempio: società del Gruppo Generali e altre società di servizi, tra cui società che svolgono servizi informatici, telematici, finanziari, amministrativi, di archiviazione, di stampa della corrispondenza e gestione della posta in arrivo e in partenza.
Per le specifiche attività di ricerca e selezione del personale i Titolari si avvalgono della Società Alliance Software srl quale Responsabile del trattamento per la raccolta e gestione delle candidature (CV) via web su portale dedicato all’interno della pagina Lavora con Noi del Sito www.europassistance.it ; della Società SkillVue nominata Responsabile del trattamento per la gestione delle video interviste e la relativa valutazione tramite intelligenza artificiale. Per tali ultime attività, laddove non desiderasse essere sottoposto a valutazione automatizzata – per la quale è sempre garantito il diritto di ottenere l’intervento di un Recruiter interno – potrà seguire le istruzioni presenti nella mail che riceverà a valle dell’invio del CV ed attivare il canale di valutazione tradizionale.
Il sistema di video interviste utilizza tecnologie di intelligenza artificiale per analizzare le risposte fornite nelle video‑interviste (solo la parte audio). Sulla base di dette risposte il sistema individua i concetti chiave delle risposte e attribuisce un punteggio ad alcune competenze personali e relazionali utili nel lavoro (ad esempio: capacità di comunicare in modo chiaro, di lavorare in gruppo, di organizzare il proprio lavoro, di gestire problemi e situazioni di stress) proponendo al Recruiter una graduatoria dei candidati in funzione del grado di corrispondenza tra le competenze ricercate per la posizione e quelle emerse dalle risposte. L’immagine del Suo volto e i Suoi movimenti non vengono analizzati: il sistema non effettua alcun riconoscimento facciale, non misura le emozioni o i sentimenti e non utilizza parametri fisici o biometrici per attribuire il punteggio o per ordinare i candidati.I risultati prodotti dall’algoritmo non sono mai decisivi ed hanno solo funzione di supporto alla valutazione: il Recruiter può sempre modificarli, correggerli o integrarli con la propria valutazione professionale.
L’Intelligenza artificiale è utilizzata esclusivamente come strumento di supporto, mentre la decisione finale rimane in capo al Recruiter.
Può in ogni momento:
- chiedere spiegazioni aggiuntive sul funzionamento della piattaforma di IA e sui criteri di valutazione utilizzati;
- scegliere di non essere pre-valutato tramite il sistema di intelligenza artificiale seguendo le istruzioni contenute nella e-mail che riceverà dopo l’invio del CV e attivando il canale di valutazione tradizionale, senza alcuna penalizzazione nel processo di selezione.
Le informazioni tecniche di maggior dettaglio (ad esempio riferimenti alla tecnologia utilizzata, ai modelli matematici e statistici, alle metodologie di calibrazione e ai test psicometrici impiegati) sono descritte in un documento separato messo a disposizione dal Titolare su richiesta che Lei potrà consultare su base volontaria.
Lo potrà richiedere scrivendo a eaitaly-candidature@europassistance.it
I Titolari, in particolare in processi legati alla gestione dei sistemi informatici e a controlli di secondo livello in relazione alla lotta al crimine organizzato e al riciclaggio del denaro , trattano, direttamente e/o per tramite di propri fornitori, i Suoi Dati personali in Italia e all’estero, anche in paesi che si trovano al di fuori dell’Unione Europea. Il trasferimento dei Suoi Dati personali verso soggetti al di fuori dell’Unione Europea avviene con le opportune ed adeguate garanzie in base alla legge applicabile. Lei ha il diritto di ottenere le informazioni e, se opportuno, una copia delle garanzie adottate per trasferire i Suoi Dati personali fuori dalla Unione Europea contattando l’Ufficio Protezione Dati.
I Titolari non renderanno accessibili al pubblico i Suoi Dati personali.
Per quanto tempo vengono trattati i suoi Dati personali
Per quanto tempo vengono trattati i suoi Dati personali
I Titolari conservano i Suoi Dati personali per tutto il tempo necessario per il perseguimento delle finalità sopra indicate secondo quanto previsto dalla normativa o, se mancante, in base ai tempi che di seguito vengono riportati.
- I Dati personali contenuti nel Curriculum Vitae vengono conservati per un massimo di 12 mesi dalla data di ultimo aggiornamento da parte del candidato, a meno che l’iter di selezione non si concluda con la scelta del candidato: in tal caso il Curriculum Vitae verrà conservato all’interno della cartella del dipendente. Allo scadere dell’undicesimo mese di conservazione viene inviata una e-mail per invitare il candidato ad effettuare l’aggiornamento dei propri dati o del proprio CV: laddove il candidato vi provveda, si avrà una conservazione per ulteriori 12 mesi.
- I Dati Personali contenuti in video interviste, la log-in al portale Skillvue e le pre-valutazioni effettuate dalla intelligenza artificiale vengono conservati per 12 mesi dal ricevimento.
- I Dati personali raccolti nelle fasi di selezioni e le eventuali valutazioni vengono conservati per 12 mesi dalla selezione.
- I Dati personali raccolti a seguito dell’esercizio dei diritti degli interessati vengono conservati per 10 anni dall’ultima registrazione ai sensi dell’articolo 2220 del Codice Civile.
In generale, per tutto quanto non espressamente specificato, si applica il termine di conservazione decennale previsto dall’articolo 2220 del Codice Civile e dall’articolo 2946 del Codice Civile.
Quali sono i Suoi diritti a tutela dei Suoi Dati personali